2016年2月8日月曜日

kintone 2016年2月アップデートで組織選択フィールドが使えるように(さらにDocuworksまで)

kintoneの2016年2月アップデートの通知が届きました。

組織選択/グループ選択フィールドの追加

個人的には今回のアップデートで一番嬉しかった機能です。

今までは特定のレコードのアクセス権を細かく制御するには「ユーザー選択」フィールドを使うしかなく,なかなか不便でした。
たとえば閲覧許可を特定の部門に付与するとして,アプリ単位であれば簡単に設定できます。しかし,同じアプリを複数の部門が使用する場合はレコード単位で権限設定できる必要があります。(部門単位でアプリを持てばいいわけですが,それだと情報が分散してしまううえ,アプリをメンテナンスする手間が増えてしまいます)
しかし,レコード単位での権限設定を実現しようにもアクセス権のターゲットにできるのが「ユーザー選択」フィールドしかないため,対象の部門に含まれるメンバーをレコード毎にすべて登録しなくてはいけなくなります。それは手間がかかるだけでなく,誤入力の原因になります。さらに,あるメンバーが対象の部門から抜けた場合は関係するレコードを個別に編集しなくてはなりません。

こういうときに今回の「組織選択フィールド」と「グループ選択フィールド」が役立ちそうです。



これらのフィールドとアクセス権を組み合わせれば,細かいアクセス制御を必要とするアプリを簡単に作れそうです。アップデート後に,これまで無理矢理運用していたアプリをすぐに改修しようと思います。

Docuworks対応



これは嬉しいというより驚きました。Docuworksはかなり便利な文書管理ソフトウェアで,弊社では全PCに配備しています。シンプルな操作感でPCがあまり得意でない人も含めてかなり活用されています。ファイルサイズもPDFに比べて小さく,処理も軽いです。
しかし,電子文書のデファクトスタンダードであるPDFに比べると知名度が少なく,ソフトウェアそのものの販売も一般向けには細々としている感じです。時々取引先からの文書で「Docuworksを使ってるのかな?」と思える痕跡を見ることはありますが,どれくらい普及しているのかがよくわからないソフトウェアです。そういうわけで取引先に添付ファイルを送るときもPDF変換して送ります。
そんなDocuworksがkintoneで対応するとは思ってもみませんでした。今後はDocuworksファイルのままkintoneにアップロードすることができます。

仕様変更で大変なときもありますが,頻繁に機能向上していくのが嬉しいですね。